Eisenhower-matrix - Tijd op de juiste manier gebruiken

In onze waanzinnig snelle tijd lijkt het alsof de tijd niet alleen voorbijgaat, maar vliegt met de snelheid van een supersonisch vliegtuig. In zo'n cyclus van gebeurtenissen en dagen, beladen met een massa daden en plannen, kunnen we vaak niet eens de helft van wat gepland was realiseren. En ik wil overal op tijd zijn. Hoe we de tijd correct kunnen gebruiken met behulp van de Eisenhower-matrix, zullen we in meer detail bekijken.

Tijd is alles wat we hebben. Of we ons leven goed of slecht leiden, hangt rechtstreeks af van hoe en wat we de tijd besteden die ons wordt toegewezen. En degenen die ervan dromen onderweg veel te kunnen doen, leren in de regel hoe ze hun tijd effectief kunnen beheren. Timemanagement (timemanagement) is niets meer dan plannen. Het is het dat helpt om je niet langer zorgen te maken over het bittere gevoel dat de tijd kort is, dat er een groot gebrek is en dat er daarom geen tijd is om iets te doen.

Ooit ging de beroemde Amerikaanse militaire en politieke leider Dwight David Eisenhower, die ook de president van de Verenigde Staten was, serieus op zoek naar een oplossing voor het probleem van effectieve planning. En hij slaagde erin een oplossing voor dit probleem te vinden, hij kwam zelfs met zijn eigen oplossing time management systeem.

Het gebeurde gewoon zo dat het menselijk brein gemakkelijker en beter gestructureerde informatie waarneemt, dat wil zeggen, in een bepaald systeem gebracht, opgedeeld in planken. Tegelijkertijd zou het leuk zijn om deze planken te visualiseren, visueel te maken, bijvoorbeeld met behulp van een soort diagrammen of diagrammen.Het is dit principe van de verdeling van gevallen dat ten grondslag ligt aan de Eisenhower-matrix, een van de leidende methoden van de theorie van effectief tijdbeheer.

Het visualiseren van het plan van zaken en acties met behulp van de matrix is ​​heel eenvoudig. Teken een vierkant op papier, verdeel het met twee loodrechte lijnen in vier gelijke marges. Je zou een raam moeten krijgen met een rooster in de vorm van een kruis. Deze velden verdelen uw zaken in 4 groepen, die elk afhankelijk zijn van tekenen van belang / onbelangrijkheid en urgentie / niet-urgentie. De velden gevormd door het snijpunt van lijnen worden kwadranten genoemd (een wiskundig concept) en worden als volgt aangeduid:

• Kwadrant A (belangrijke en urgente taken);
• B-kwadrant (belangrijke maar niet urgente taken);
• S kwadrant (niet belangrijke maar urgente taken);
• Kwadrant D (onbelangrijke en niet-dringende taken).

De Eisenhower Matrix heeft zowel voor- als nadelen. Laten we beide beschrijven en beginnen met de voordelen.

• Ondanks de naam "matrix", die iets ingewikkelds impliceert, is het systeem eigenlijk heel gemakkelijk te begrijpen en zonder problemen toe te passen.
• Cases, doelen en doelstellingen zijn onderverdeeld in slechts 4 categorieën, dit helpt om er beter in te navigeren.
• Door de taakverdeling naar de criteria urgentie en belangrijkheid kunt u niet-dringende en onbelangrijke zaken naar de achtergrond verdringen en belangrijke en urgente zaken naar voren halen. Zo vindt de analyse en filtering van cases plaats. Degenen die er helemaal geen tijd aan hoeven te besteden, worden geëlimineerd.
• Het grote voordeel is dat de matrix het mogelijk maakt om de tijdsbesteding zo efficiënt mogelijk te maken, waardoor alles op tijd klaar is.

Er zijn ook nadelen aan dit systeem.

• De matrix is ​​niet effectief in langetermijnplanning. Het is geschikt voor het doen van lopende zaken of zaken die voor de nabije toekomst zijn berekend.
• Als er geen dagelijkse doelen zijn, dan is het niet nodig om een ​​dergelijk systeem toe te passen.
• Om de matrix effectief te gebruiken, moet u doelen snel en nauwkeurig in groepen verdelen. Om dit te doen, is het noodzakelijk om te begrijpen welke van hen de "belangrijke" graad kan krijgen, en welke doelen niet erg belangrijk zijn, die dringend moeten worden voltooid en welke optioneel zijn. Zo'n training kost tijd, dat wil zeggen, de matrix begint niet meteen voor je te "werken", maar dit is een minpuntje.
• En als gevolg van de vorige paragraaf kunnen er fouten zijn met de nauwkeurigheid van het toewijzen van zaken aan een bepaalde status.

Laten we elk kwadrant van de matrix in meer detail bekijken.

Ben je een meester in plannen, dan is het A-kwadrant leeg. Als er gevallen in staan, duidt dit op uw slechte organisatie. Je geeft onderwijs op het gebied van spoedklussen en blokkades. De reden voor deze foto is in de regel luiheid.

Of misschien stelt u een verkeerde prioriteit. Natuurlijk zijn dergelijke situaties soms toegestaan, maar wanneer dit systematisch wordt waargenomen, is het gewoon noodzakelijk om aan persoonlijke zelfdiscipline te werken. Om "vestiging" van de rage in het A-kwadrant te voorkomen, is het noodzakelijk om tijdig om te gaan met de taken die in de resterende velden zijn ingevoerd.

Maar een kleine to-do-lijst in het A-kwadrant kan nog steeds worden gemaakt. Het kan zijn:

• gezondheidsproblemen;
• daden waarvan het falen het ontstaan ​​van problemen kan veroorzaken, de kwaliteit van leven kan verslechteren, het welzijn in het gezin en het werk kan bedreigen;
• gevallen waarvan het falen het pad naar het bereiken van de hoofddoelen aanzienlijk zal bemoeilijken of tot het falen ervan zal leiden;
• exit uit verschillende noodsituaties en crisissituaties.

Als je desondanks veel punten in dit kwadrant hebt, gooi dan al je inspanningen om ze te elimineren. En vergeet niet dat de vervulling van sommige items uit de lijst met belangrijke en dringende zaken opnieuw kan worden afgehandeld, gedelegeerd aan een van de vertrouwde personen, het is niet nodig om de hele last van alle zaken alleen op uzelf te dragen.Deze aanpak helpt je sneller om te gaan met de volheid van het A-kwadrant.

Waarnemingen tonen aan dat mensen die de voorkeur geven aan het oplossen van problemen uit het B-kwadrant het meest succesvol worden, sneller de carrièreladder beklimmen, financieel het meest welvarend zijn, geen tijdgebrek hebben en een harmonieus, bevredigend leven leiden. Niet-dringende taken behoren tot de categorie van de meest veelbelovende en prioritaire taken, en als een persoon zijn belangrijkste aandacht aan hen besteedt, gaat alles goed voor hem.

Hierbij moet worden bedacht dat het gebrek aan urgentie in groep B soms leidt tot vertraging bij de implementatie van de geschetste punten, en ze migreren naar groep A, waar ze al snel moeten reageren. Als u belangrijke, maar niet erg urgente taken geleidelijk en regelmatig oplost, zal dit proces rustig en efficiënt verlopen. Je moet dit soort zaken op een verantwoorde manier benaderen, en het gebrek aan urgentie maakt het mogelijk om de voortgang van de zaak volledig te beheersen, alle details tot het ideaal te brengen, helder na te denken over alle stappen en uiteindelijk een productief resultaat te behalen.

De Eisenhower Matrix leert ons vooral om correct prioriteiten te stellen. Dit betekent dat het belangrijkste bij planning het vermogen is om de belangrijke dingen die je naar grote doelen leiden te onderscheiden van de secundaire. De taken die in groep C moeten worden opgenomen zijn niet belangrijk, ze leiden in wezen af ​​van de hoofddoelen van de casus, ze dragen niet bij aan de voortgang, maar vertragen juist het ontwikkelingsproces. Vaak belemmeren ze de concentratie op het bereiken van belangrijke doelen en verminderen daardoor de effectiviteit van de verleden tijd.

Verwar urgente zaken uit veld C, die onbelangrijk zijn, niet met urgente zaken uit veld A, die juist uiterst belangrijk zijn. Dit leidt er in de regel toe dat het echt belangrijke op de achtergrond blijft. Een levendig voorbeeld van zo'n situatie kunnen vergaderingen zijn die door iemand van buitenaf zijn opgelegd en die voor u niet nodig zijn, of lege lange gesprekken, naar feesten en vieringen gaan, uitnodigingen waarvoor mensen komen die u niet interesseren, sommige huishoudelijke taken, storing van huishoudelijke apparaten en dergelijke. Ja, dit moet dringend worden gedaan, maar de oplossing van deze taken is geen essentiële noodzaak, en het falen ervan brengt geen problemen met zich mee.

Lessen uit deze groep leveren niets op, integendeel, ze kunnen kwaad. Ze moeten worden uitgesteld tot later, en het is beter om ze helemaal te negeren. Maar je moet de vijand van gezicht kennen - je moet zeker een lijst maken van dergelijke "plagen" in veld D, omdat dit juist de activiteiten zijn die onze tijd "opeten". Het zijn deze gevallen die voor veel mensen zo verleidelijk en aantrekkelijk zijn vanwege hun eenvoud en beloven ontspanning en plezier te geven, tijd door te brengen in zoete gelukzaligheid.

Dergelijke kenmerken van deze "gevallen" creëren een enorme verleiding om ze in de eerste plaats aan te pakken, en, zoals ze zeggen, de hele wereld te laten wachten. Het kan buitengewoon moeilijk zijn om uit de draaikolk van dergelijke pseudo-gevallen te komen, omdat ze een persoon echt aanslepen. Maar pogingen om de gewoonte om ermee bezig te zijn teniet te doen, kunnen niet worden opgegeven.

Deze activiteiten omvatten:

• gesprekken over niets, lege, zinloze gesprekken (zowel aan de telefoon als in persoon);
• hetzelfde als de gesprekken uit de vorige paragraaf, correspondentie in instant messengers, sociale netwerken, allerlei soorten chats;
• films, series, tv-programma's kijken die geen semantische lading hebben, afleiden van ernstige problemen en zaken die verschillende negatieve emoties veroorzaken;
• computer- en andere (niet educatieve) spellen.

Rust voor lichaam en geest is ongetwijfeld nodig, maar er zijn veel andere nuttige manieren om het te oefenen:

• kwaliteitsliteratuur lezen;
• bezoeken aan tentoonstellingen, theaters en musea;
• games die intelligentie ontwikkelen;
• lessen in het zwembad, sportschool, uitstapjes naar ijsbanen, uitstapjes naar de natuur, reizen, enz.

Als je schadelijke activiteiten uit groep D niet volledig uit je leven kunt bannen, dan moet je proberen ze op zijn minst uit te stellen, er pas op te letten als dingen uit groep A en B zijn voltooid. Maar probeer de hoeveelheid tijd te verminderen zoveel mogelijk besteed aan "lege" activiteiten...

Er is een grote kans dat de zaak wordt toegeschreven aan een ongepaste groep. Dit is het grootste probleem bij het opbouwen van de hiërarchie van onze prioriteiten. Om het gemakkelijker te maken om ermee om te gaan, moet je leren hoe je twee vragen kunt beantwoorden met twee woorden - "ja" of "nee". Bijvoorbeeld: "Zal het voltooien van deze casus me helpen dichter bij mijn hoofddoel te komen?" Het antwoord "ja" betekent het belang van de zaak, het antwoord "nee" betekent onbelangrijk.

"Als ik dit probleem nu niet oplos, verliest het dan morgen zijn relevantie?" Het antwoord "ja" betekent de urgentie van de zaak, het antwoord "nee" is niet de urgentie. Nadat je de categorie voor elke les op deze manier hebt bepaald, doe je eerst dingen uit groep A en vervolgens uit groep B.

De beste tijd om een ​​matrix te maken is om een ​​nieuwe dag te beginnen. Denk goed na over welke taken je in de nabije toekomst te wachten staan ​​en schrijf ze op in de vorm van een vaste lijst. Test ze vervolgens met behulp van de bovenstaande vragen en plaats ze in de vakken volgens de antwoorden. Vergeet niet de kleinste en meest onbeduidende dingen te noemen die gewoon onze tijd verspillen.

Het totaal aantal taken bepaal je zelf. Nadat u de gevallen in de juiste categorieën heeft verdeeld, kunt u in een notitieboekje schrijven of in de telefoonorganizer een gebruikelijke handige lijst maken in aflopende volgorde van urgentie en belangrijkheid, zodat de eerste op de lijst gevallen uit groep A, tweede uit B, derde zijn vanaf C, en vanaf D hoef je het helemaal niet op te schrijven. Onthoud dat taken uit Groep A en C moeten worden gedelegeerd aan familie, vrienden, collega's of ondergeschikten. Maar groep B - dit zijn de dingen die belangrijk zijn om alleen te doen.

Iedereen die het nodig heeft, kan de Eisenhower Matrix gebruiken. Het is goed omdat het voor iedereen even nuttig zal zijn, ongeacht leeftijd en sociale status: de hoofden van organisaties en ondernemingen, en gewone arbeiders en werknemers, en huisvrouwen, en studenten, en kinderen die op school studeren.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe de dagelijkse gegevens van Eisenhower eruit zouden kunnen zien.

Een aantal dringende en belangrijke zaken:

• rijd de auto naar het tankstation voor reparaties, aangezien ik hem nodig heb voor mijn werk;
• een kwartaalrapportage indienen;
• het probleem met een bankkaart oplossen.

Een groep niet urgente, maar belangrijke zaken:

• een nieuw thema ontwikkelen en de hoofdlijnen van het nieuwe project schetsen;
• stoppen met roken;
• Engels leren;
• een sportschoolabonnement kopen.

Een groep dringende, maar niet belangrijke zaken:

• ga naar de verjaardag van San Sanych van de juridische afdeling;
• feliciteer iedereen op sociale netwerken op de eerste dag van de lente.

Een groep niet-urgente en onbelangrijke gevallen:

• de kast opruimen;
• dingen op de tussenverdieping demonteren;
• bekijk de serie;
• spelen met de papegaai.

De Eisenhower Matrix is ​​te vergelijken met een zuiveringssysteem, een filter waarmee je onnodige dingen kwijt kunt. In het begin moet je het misschien dagelijks samenstellen, maar met de opeenhoping van ervaring zul je op het niveau van intuïtie beginnen te voelen welk bedrijf tot welke categorie behoort. En zodra je zo'n tijdmanagementsysteem onder de knie hebt, en je leert het effectief te gebruiken en zaken correct in kwadranten te verdelen, voel je meteen een golf van vrijheid.Je zult tijd krijgen om alles op tijd te doen en tegelijkertijd niet te haasten, je leven zal weer normaal worden, doelen die onbereikbaar lijken, zullen plotseling worden bereikt. En u bent verzekerd van de aanwezigheid van een uitstekende conditie en een goed humeur, energie en levendigheid.

Discipline is de basis van succes. Je hebt toch zeker aandacht besteed aan zulke mensen die zulke kwaliteiten niet hebben, ze zitten in een eindeloze wervelwind van eindeloze "zaken", de hele tijd iets leegs, zinloos, maar volgens hun verklaringen onmogelijk belangrijk. En de aanblik van deze mensen is constant moe, uitgeput, verloren, ongelukkig. Ze zijn altijd geïrriteerd, kieskeurig en rusteloos.

Als je niet zo wilt zijn en niet alleen sympathie en medelijden bij mensen wilt opwekken, dan moet je handelen volgens het principe van het tegenovergestelde. Als alles voor hen gebeurt en je wilt tegengestelde resultaten, dan moet je op tegenovergestelde manieren handelen. Namelijk: discipline op orde brengen, de technieken van zelforganisatie beheersen, zich houden aan duidelijke plannen, schema's en regimes, duidelijk begrijpen wanneer en wat te doen, en vooral, waar dit allemaal voor dient, wat het doel is. En de Eisenhower-matrix zal een uitstekende assistent voor u zijn in deze zaken.

Het is tenslotte niet voor niets dat de oprichter, wiens naam ze draagt, zo'n duizelingwekkende carrière kon opbouwen en een van de beroemdste en meest geliefde presidenten van het Amerikaanse volk kon worden, evenals een zeer succesvolle militaire leider. En dit alles ondanks het feit dat deze geweldige man werd geboren in een arm gezin. Je kunt gerust een voorbeeld nemen aan zulke mensen en de tools gebruiken die ze hebben uitgevonden.