Soorten zakelijke gesprekken

Je moet weten hoe je een zakelijk gesprek goed voert. Het moet kort en informatief zijn. Tijdens een zakelijk gesprek komen vooral zaken als verdere samenwerking, werkgelegenheid en een grote diversiteit aan transacties aan de orde.

Een zakelijk gesprek is in de eerste plaats een mondeling contact tussen twee personen die een zakelijke relatie willen aangaan, versterken of beëindigen. Ten tweede impliceert het verbale communicatie tussen gesprekspartners die de bevoegdheid hebben om werkproblemen, zakelijke problemen op te lossen. Ten derde wordt het resultaat met behulp van een gesprek het snelst bereikt.

Zakelijke conversatie is een vorm van spraakcommunicatie en heeft, in tegenstelling tot andere communicatiemethoden, zoals een vergadering, zakelijke correspondentie, telefoongesprekken, een aantal voordelen:

• Een zakelijk gesprek stelt je in staat om je te concentreren op de gesprekspartner of de groep mensen die eraan deelneemt, wat betekent dat het persoonlijk is gericht.
• Directe communicatie vindt plaats in een voor beide partijen comfortabele omgeving, dit leidt tot een snellere zoektocht naar oplossingen voor problemen.
• Ook schept een ontspannen sfeer gunstigere voorwaarden voor het aangaan van sterke persoonlijke relaties, wat tijdens het werk leidt tot een gemakkelijkere communicatie tussen de partijen.
• Een mooie gelegenheid voor een meer flexibele benadering van het onderwerp van overweging.
• Het verkorten van de tijdsbesteding, doordat de gesprekspartner direct op de stellingen reageert, draagt ​​bij aan het snel behalen van de gestelde doelen.
• Het is veel gemakkelijker om de gesprekspartner persoonlijk te overtuigen van uw juistheid en de geldigheid van de gevraagde functie, wat zal leiden tot de aanvaarding van een voordeliger aanbod voor u.
• Het competentieniveau van de manager groeit voortdurend door het meewegen van de opmerkingen en beoordelingen van de andere kant.

De taken die door het voeren van een gesprek worden volbracht, zijn zeer divers.

Een zakelijk gesprek bevat een aantal functies die essentieel zijn voor onderhandelingen. Waaronder:

• werknemers in een bepaald gebied kunnen onmiddellijk dringende problemen bespreken en er een oplossing voor vinden;
• in dezelfde ruimte zoeken partners gezamenlijk naar oplossingen en worden ook verschillende ideeën overwogen om richting het doel te gaan;
• een grote kans om deals te sluiten die winstgevend zijn voor het bedrijfsleven;
• de huidige bedrijfsactiviteiten worden gecoördineerd, wat leidt tot kwaliteitscontrole van de uitgevoerde taken;
• zakelijke contacten zijn gemakkelijk op een gepast niveau te houden tijdens het gesprek, in plaats van tijdens correspondentie;
• er is een stimulering van medewerkers door motiverende ideeën voor actieve deelname aan het bedrijfsleven.

Zakelijke sollicitatiegesprekken kunnen in drie verschillende situaties worden afgenomen: een nieuwe medewerker aannemen, ontslagen of een leerrijk gesprek voeren over disciplinaire overtredingen.

Een sollicitatiegesprek wordt gehouden in een Q&A-formaat, wat meer lijkt op het afnemen van een sollicitatiegesprek. Het belangrijkste is om betrouwbare informatie over de nieuwe werknemer te krijgen om zijn professionele kwaliteiten te identificeren.

De belangrijkste taken van het interview bij het solliciteren naar een baan:

• ontdek de reden waarom een ​​persoon op zoek is naar een baan;
• zijn competentie op het vereiste werkgebied vast te stellen;
• om zijn zwakheden en sterke punten te identificeren, de belangrijkste karaktereigenschappen, mogelijk de eigenaardigheden van het temperament;
• te weten komen over de prestaties die de werknemer in het verleden heeft bereikt;
• vraag welk salaris hij verwacht;
• bepalen welke instructies hij van de autoriteiten verwacht;
• bepalen wat voor soort bazen goed en effectief voor hem zijn.

Het gesprek bij ontslag van een werknemer uit het werk wordt onderverdeeld in twee soorten: ontslag op eigen initiatief en dwang (vanwege personeelsreductie, etc.).

Bij het voeren van het eerste type gesprek is het noodzakelijk:

1. Identificeer de ware reden voor het ontslag van de werknemer.
2. Bepaal hoe hij gemotiveerd was, wat de oorzaak was van een dergelijke beslissing (misschien ontevredenheid over het productieproces of onoplettendheid van de manager, wrok jegens collega's).
3. Zoek uit wat niet bij hem paste op het werk en omgekeerd. De derde fase is het meest informatief.

De behoefte aan zo'n gesprek ligt in de hoofdtaak van de bazen - zorgen voor het corrigeren van fouten in managementactiviteiten en dit op elk productieniveau controleren.

Een gesprek met een werknemer die ontslagen moet worden, wordt in speciale buitenlandse literatuur 'afscheidsgesprek' genoemd. Het verloopt anders:

1. Het gesprek wordt nooit gepland voor weekends of vakanties, omdat dit de stemming kan verpesten en niet alleen de werknemer zelf, maar ook zijn familie en geliefden kan beïnvloeden.
2. Het gesprek wordt niet gevoerd op de werkplek van de medewerker, maar ook in een ruimte waar veel mensen werken, dit legt een grote emotionele belasting op de ondergeschikte, wat bepaalde consequenties kan hebben.
3. Het gesprek duurt 20 minuten, omdat de medewerker, die het ongunstige nieuws heeft vernomen, emotioneel niet is afgestemd om te luisteren naar wat hem wordt verteld en om na te denken over de verschillende feiten die de manager probeert over te brengen, de situatie ingaat.
4. De bazen moeten accuraat zijn in presentatie en correct, anders kan de werknemer worden ingehaald door twijfels over de eerlijkheid van de geuite woorden, wat zal leiden tot geschillen en beroep tegen beslissingen. Vooral emotionele mensen kunnen ter plekke in tranen uitbarsten.

In de buitenlandse praktijk is er een speciaal 'revalidatieprogramma' voor ontslagenen. In de praktijk zijn de bazen op zoek naar vacatures bij een andere onderneming zodat de werknemer, wanhopig in eigen kracht, niet opgeeft. Er wordt ook aangenomen dat dit programma nuttig is om het gezagsniveau van ontslagen in de ogen van collega's en huishoudens te handhaven.

Op hun beurt vinden disciplinaire gesprekken plaats bij overtreding van regels. Ze vragen om een ​​kritische beoordeling van het werk van de medewerker van het management. Daarom vereist zo'n gesprek:

1. De leidinggevende is verplicht om alle noodzakelijke informatie over de werknemer en zijn functie in te winnen om foutieve situaties te voorkomen. De karakterisering van de werknemer dient zo nauwkeurig en uitgebreid mogelijk te zijn.
2. Informatie moet op volgorde komen, omdat een goed gestructureerd gesprek leidt tot een beter begrip van het probleem bij de ondergeschikte.
3. Er is één regel: je mag de persoonlijkheid van de dader niet bekritiseren, er wordt alleen aandacht besteed aan de verkeerd uitgevoerde taak. Deze definitie moet altijd gelden.

Een belangrijk hulpmiddel is de mogelijkheid om vragen te stellen. Het is altijd de moeite waard om de basisregels voor effectieve spraakcommunicatie na te leven:

• Het is noodzakelijk om correct en duidelijk in contact te komen met de aan u verstrekte gesprekspartner om tot een goed resultaat te komen en de tijd voor onnodige communicatie te verminderen.
• Het is noodzakelijk om rekening te houden met wat voor soort werk hij doet, zijn officiële bevoegdheden te bepalen, de vraag te stellen over de grenzen van het werkgebied, om te weten waar de werknemer precies verantwoordelijk voor is.
• Levenservaring en werkervaring, evenals zijn interesses buiten de werksfeer, zijn denkproces moet altijd in aanmerking worden genomen. Ieder mens is individueel, wat betekent dat iedereen zijn eigen aanpak nodig heeft. De methode van clichéuitdrukkingen zal hier niet werken, je moet altijd nadenken.
• De werknemer moet met respect worden behandeld en mag geen aandacht besteden aan zijn mogelijke spraakgebreken of externe gebreken.
• Het belangrijkste doel van een zakelijk gesprek is het proces van het leveren van informatie, het moet duidelijk volgens plan worden georganiseerd, niet bang zijn om uw ideeën naar voren te brengen, de argumenten van de gesprekspartner te weerleggen, de juiste argumentatie te selecteren, uw uitspraken nauwkeurig te formuleren en geen water gieten. Bedenk dat een beslissing altijd volgt op een discussie.

• Als je ernaar streeft om de aard van het ontstane probleem beter te begrijpen, dan kun je lange en onnodige gesprekken "rond en rond" vermijden, dit zal je helpen om de persoon of groep mensen die betrokken zijn bij het zakelijke gesprek sterker te beïnvloeden.
• Een juiste probleemstelling en probleemstelling leidt tot beoordelingen die de gesprekspartner kunnen stimuleren om zijn houding ten opzichte van het probleem te uiten, of hem motiveren om naar oplossingen te zoeken, hem te bevrijden en hem te dwingen een idee naar voren te brengen. De indeling moet duidelijk zijn.
• De juiste organisatie van de dialoog zal je helpen om je tegenstander beter te begrijpen, om impasses of situaties te vermijden die boosheid, irritatie of irritatie kunnen veroorzaken. Het zal helpen om de beste sfeer van het gesprek te behouden en daarna een prettige indruk achter te laten.

Het is duidelijk dat de regels voor de voorbereiding van een gesprek kunnen verschillen, en geen van hen kan onfeilbaar worden genoemd. Het hangt allemaal af van de ontwikkelingssituatie. Het is echter nuttig om te wijzen op de volgende voorbereidingsopties:

• om te beginnen hoort daar het opstellen van een interviewplan bij;
• vervolgens het ontvangen materiaal verzamelen en verwerken om de competentie in de hoofdvraag te vergroten;
• je hebt altijd het recht om de bestaande informatie aan te passen, hiervoor zijn zakelijke gesprekken verzonnen.

Het kiezen van de juiste plaats voor het interview kan zeker de uitkomst van het interview beïnvloeden. Er zijn verschillende benaderingen die verschillen afhankelijk van de situatie. Een persoon die geen werknemer is van uw bedrijf kan worden uitgenodigd voor een gesprek buiten het kantoorgebouw.

Nog een voorbeeld: vergaderen in het kantoor van de interviewer, dit wordt meestal een speciale ruimte genoemd. Het moet uitgerust zijn met alles wat je nodig hebt. De omgeving om u en uw gesprekspartner moet zo comfortabel mogelijk zijn, de belangrijkste factor is kalmte.

Koppel alle telefoons los. Waarschuw uw collega's, de secretaresse, voor een voorgenomen vergadering, want vreemden, onnodige telefoontjes zijn gewoon vervelend, dit kan de uitvoering van de gestelde taken verstoren en het proces alleen maar verstoren.

Er zijn verschillende "standaard" regels die subtiel, maar aanzienlijk van invloed kunnen zijn op de uitkomst van een zakelijk gesprek. De gebruikte technieken leiden vaak tot positieve resultaten. Het is noodzakelijk om de basismodellen van gedrag van partners tijdens het gesprek toe te passen. Structurele bedrijfsprincipes helpen u ook om hoger op de bedrijfsladder te komen.

Het is niet nodig om medewerkers op de werkvloer te ontmoeten. De ontmoetingsplaats kan een restaurant, een café, een club en zelfs een huis zijn. Het doel dat moet worden nagestreefd is comfort. Het is comfort dat helpt om het beste resultaat te bereiken. Maar je moet je niet te veel laten meeslepen, als de situatie meer op "intiem" lijkt, kan dit tot het tegenovergestelde resultaat leiden.

Het moment waarop u besluit een zakelijk gesprek te voeren is een zeer belangrijk punt. Net nadat u over dit punt heeft nagedacht, moet u een afspraak maken. Het zal u helpen en u in de kaart spelen, natuurlijk, als u het initiatief naar uw kant wilt verplaatsen, en de situatie zelf zal dus gemakkelijker te beheersen zijn.

Nadat je de plaats en tijd hebt bepaald, moet je jezelf bepaalde doelen stellen die je gaat of wilt bereiken, vervolgens een strategie ontwikkelen die je hiervoor gaat volgen en vervolgens de structuur van het gesprek formuleren. Het is ook belangrijk om rekening te houden met de locatie van de deelnemers. De belangrijkste technologie is dat je de gesprekspartner direct en op hetzelfde niveau moet aankijken.

Feiten die bijdragen aan het succes van een zakelijk gesprek. Dit moet in de eerste plaats professionaliteit, het is tenslotte de competentie op het gekozen gebied en een duidelijke visie op het probleem die u zal helpen om te vergeven en snel taken aan te pakken en het noodzakelijke doel te bereiken.

• Een constante focus op het resultaat zal je voordeel zijn, alleen een direct nastreven van het doel leidt tot het bereiken ervan, er verandert niets als je op de bank blijft liggen.
• Ritme, het is noodzakelijk om de taken en doelen duidelijk te schetsen om het plan duidelijk te volgen.
• De verzadiging van de redenering zal de indruk wekken dat u de meest geïnteresseerde persoon bent, en u zult de "taarten" krijgen.
• Maar vergeet het kader voor het overbrengen van informatie niet, hoewel een beetje humor nog steeds gepast zal zijn.
• Wees niet bang als het gesprek niet meteen soepel verloopt, vaak ligt de reden voor het mislukken niet alleen in jou, maar ook in de stemming van je gesprekspartner.
• Hoe u informatie presenteert, is erg belangrijk. Je moet altijd de juiste woorden kiezen. De argumenten moeten sterk zijn. De stemming is vriendelijk. Er is vertrouwen in de stem.

• Ruzie en onnodige spanning in een gesprek moeten worden vermeden. Om te beginnen, beoordeel rustig de situatie, probeer het gesprek in goede banen te leiden met behulp van verhelderende vragen. Je moet geen twijfel of weerloosheid aan jezelf tonen in naam van het doel - om de gesprekspartner te overtuigen of te overreden.
• Ongebreidelde categorische oordelen zullen de essentie van het gesprek verpesten, dit mag niet worden vergeten. Mensen kunnen het vaak niet eens worden, omdat "hoeveel mensen - zoveel meningen." Zoek een compromis, dit is altijd de beste manier geweest om met buitengewone vragen en problemen om te gaan.
• Als je de gestelde bezwaren moet beantwoorden, probeer dan eerst tijd te winnen en laat de gesprekspartner zelfstandig de eigen vragen beantwoorden en eventueel weerleggen.
• hiervoor is een indirecte afwijzing van het probleem geschikt, luisterend naar verschillende bezwaren, om het belangrijkste te begrijpen, is het noodzakelijk om op een rustige toon te blijven praten, en de bewoording moet worden verzacht als het antwoord niet wacht;
• persoonlijke vooroordelen en oordelen zullen je niet helpen;

• men moet niet overhaast tot een conclusie komen, want er is een verschil tussen feit en mening;
• in gevallen waarin de gesprekspartner u met levendige verwaandheid probeert te "provoceren" en probeert te argumenteren, moet u de positie innemen van "wachten" en wachten tot hij zelf een doodlopende weg bereikt;
• vergeet niet: de beslissing moet altijd de discussie volgen, anders kan de gesprekspartner u bekritiseren of het eens zijn met alles wat niet tot een goed resultaat zal leiden.

Een goed gestructureerd gesprek is je trouwe assistent. Om dit te doen, moet u zich van tevoren voorbereiden op het gesprek, de plaats en tijd van de vergadering bepalen, de juiste toegang tot het contact met de gesprekspartner voorbereiden, de probleemstelling correct formuleren, de juiste argumentatie of weerlegging van de argumenten van de gesprekspartner selecteren, alternatieve exit-opties analyseren, de optimale oplossing kiezen, de overeenkomst vastleggen, correct afscheid nemen.

Aan het einde van het gesprek moet u uw communicatietactieken analyseren, evenals het resultaat van het gesprek.

Het aannemen van medewerkers vraagt ​​enige inspanning, kennis en ervaring van de manager. Zie hieronder voor de fijne kneepjes van het voeren van een zakelijk gesprek tijdens een sollicitatiegesprek.