Ethiek en basisregels voor zakelijke communicatie

Zakelijke communicatie is een manier van communicatie tussen mensen die bezig zijn met het uitvoeren van ondernemersactiviteiten of het uitvoeren van werktaken. Dat wil zeggen, dit is een vorm van communicatie die wordt geassocieerd met het productieproces van een product of het verlenen van een dienst en niet wordt geassocieerd met persoonlijke of sociale relaties tussen mensen.

Beschaafde zakelijke communicatie is gebaseerd op de naleving door haar deelnemers van bepaalde ongeschreven regels en normen die bijdragen aan het bereiken van de door de partijen gestelde doelen en het onderhouden van goede zakelijke relaties tussen hen, die nodig zijn voor verdere wederzijds voordelige interactie.

Het belangrijkste verschil tussen zakelijke relaties en andere is hun regulering. Dit betekent de aanwezigheid van bepaalde grenzen in relaties, bepaald door culturele tradities, universele menselijke morele principes en de eisen van beroepsethiek.

Ethiek van zakelijke communicatie is een van de componenten van de algemene ethiek, die alle kenmerken van de laatste heeft. In algemene zin kan dit concept worden gezien als een soort portfolio van ideeën over moraliteit, haar normen en regels, die worden geleid door mensen in relaties met elkaar in het proces van productieactiviteiten.

De basisprincipes van bedrijfsethiek zijn:

• het ontvangen van uitkeringen door het maximale aantal deelnemers aan de zakelijke relatie;
• het waarborgen van dezelfde toegang voor alle partijen tot de relatie tot het onderwerp van de zakelijke relatie.

In zakelijke communicatie is er altijd een zeer scherpe tegenstelling tussen ethische normen en de essentie van ondernemersactiviteit, die zakenmensen op verschillende manieren oplossen. Deze beslissing komt in ieder geval neer op een van de belangrijkste standpunten:

• De essentie van de pragmatische positie of het principe van het utilitarisme is dat ethiek en business onverenigbare concepten zijn. Het belangrijkste is om op alle mogelijke manieren maximale winstindicatoren te bereiken. Ondernemers die dit standpunt aanhangen, proberen het praten over moraliteit, sociale verplichtingen en ethische normen te vermijden.
• De beschaafde positie of het principe van de morele imperatief is gebaseerd op het feit dat het de ethiek is die kan helpen de winst te maximaliseren, zakelijke contacten uit te breiden of te versterken, ethische gedragsregels in de samenleving als geheel in te voeren en te versterken, die niet anders kunnen dan bijdragen aan de verdere welvaart van het bedrijfsleven.

Bedrijfsethiek maakt tegenwoordig gebruik van kennis uit verschillende gebieden (ethiek, psychologie, wetenschappelijke organisatie van arbeid).

Er zijn verschillende hoofdtaken van etiquette:

• De aanwezigheid van bepaalde vastgestelde gedragsnormen en de noodzaak om hieraan te voldoen, vereenvoudigen de procedure voor communicatie zowel met andere organisaties als binnen het werkcollectief, omdat het veel sneller en gemakkelijker is om te werken volgens algemeen aanvaarde modellen. Met inachtneming van de zakelijke etiquette hebben de communicatiedeelnemers een duidelijk beeld van wat ze van elkaar kunnen verwachten.
• Etiquette draagt ​​bij aan het onderhouden van normale relaties met vertegenwoordigers van de externe omgeving van de organisatie, evenals het creëren van een werkomgeving in het team.
• Het handhaaft ook het morele comfort van elke deelnemer aan de communicatie. In het menselijk leven is mentale stabiliteit vaak belangrijker dan fysiek comfort. Het bestaan ​​van de regels van professionele relaties draagt ​​bij aan het ontvangen van iemands arbeidsvreugde.

De basisprincipes van zakelijke etiquette zijn gebaseerd op het feit dat u bij het nemen van een beslissing zo moet doen dat de grenzen van actie worden gecombineerd met de morele waarden van andere deelnemers aan communicatie en kunnen worden afgestemd op hun interesses. Tegelijkertijd moet coördinatie een moreel gerechtvaardigd doel hebben, voor de verwezenlijking waarvan alleen ethisch relevante instrumenten mogen worden gebruikt.

Er zijn verschillende basisprincipes:

• Interpersoonlijk. Alle communicatie, ook zakelijke, vindt plaats tussen mensen met hun persoonlijke kenmerken. En ondanks het feit dat de communicatie tussen hen professioneel georiënteerd is, zal de interpersoonlijke relatie het interactieproces nog steeds beïnvloeden.
• Continuïteit. De essentie van dit principe ligt in het initiëren van constant contact door de communicatiedeelnemers, als ze zich in het gezichtsveld van elkaar bevinden. Uitgaande van het feit dat mensen zowel verbale als non-verbale middelen communiceren, delen ze voortdurend bepaalde informatie met elkaar, waaraan elke deelnemer aan de communicatie zijn eigen betekenis geeft en zijn eigen conclusies trekt.
• Doelgerichtheid. Elke interactie heeft een specifiek doel of meerdere doelen. Ze kunnen echter expliciet of impliciet zijn. Wanneer hij voor een publiek spreekt, heeft de spreker een expliciet doel om bepaald materiaal aan het publiek over te brengen, en een impliciet doel - bijvoorbeeld om het publiek zijn opmerkelijke intelligentie en welsprekendheid te demonstreren.
• Multidimensionaliteit. Dit principe gaat ervan uit dat er in zakelijke relaties niet alleen sprake is van uitwisseling van informatie, maar ook van regulering van de relatie tussen partijen. Dat wil zeggen, in professionele interactie geven de deelnemers aan elkaar hun emotionele houding door, die fungeert als een regulator van hun zakelijke banden.

Op basis van de bovenstaande taken en principes van bedrijfsethiek is het mogelijk om professionele ethische regels te formuleren, die even noodzakelijk zijn voor naleving door gewone medewerkers in het team, evenals door de manager of eigenaar van de onderneming.

Ze zijn een van de belangrijkste instrumenten voor succes in een beroep of bedrijf:

• Nauwkeurigheid en stiptheid. Als onderdeel van een professionele of commerciële relatie moet u proberen nooit te laat te komen op uw werk, een vergadering of een zakelijke bijeenkomst. De mate van respect en vertrouwen in iemand die maar blijft wachten en tegelijkertijd de tijd van anderen verspilt, neemt immers snel af. Een dergelijke kwaliteit van anderen spreekt van het onvermogen om zich aan te passen aan het moderne ritme van het leven, onbetrouwbaarheid. Het is ook belangrijk om de tijd van anderen te waarderen en deze niet weg te nemen voor onnodige gesprekken zonder hun toestemming.
• Effectieve organisatie van de werkruimte... Een werkplek kan boekdelen spreken over zijn eigenaar. Het is duidelijk dat als het op orde wordt gehouden, hetzelfde kan worden gezegd over iemands gedachten. Bovendien bespaart het aanzienlijk werktijd. Het kan immers veel tijd kosten om het benodigde document terug te vinden op het met papieren bezaaide bureaublad.
• Beleefde communicatie en respect voor anderen... In zakelijke relaties is het belangrijk om de gesprekspartner te respecteren en ernaar te streven om je in zijn plaats te kunnen verplaatsen en de situatie door zijn ogen te kunnen bekijken. Beledigingen en vernederingen in de professionele sfeer zijn onaanvaardbaar, evenals schreeuwen, "sterke" uitdrukkingen en grofheid. U moet niet alleen in uw eigen belang kunnen handelen. Tegelijkertijd moet je geen overdreven altruïsme tonen. Dit soort gedrag kan wijzen op overmatige zachtheid.

• Uiterlijk passend bij de situatie. Onthoud altijd dat uiterlijk een belangrijk onderdeel is van zakelijke communicatie. Het belangrijkste in de afbeelding is niet de aanwezigheid van dure attributen, maar netheid en netheid. Als een bepaalde kledingstijl op kantoor wordt aangenomen, is het beter om zich hieraan te houden om geen negatieve houding ten opzichte van jezelf te veroorzaken bij zowel het management als collega's.
• werkhouding... Als een medewerker resultaatgericht is, heeft dit een positief effect op zowel zijn loopbaan als de efficiëntie van het bedrijf. De houding van "onzorgvuldigheid" is nooit geloofwaardig. Met zulke medewerkers kan het bedrijf nauwelijks hopen zijn doelen te bereiken.
• Ingetogen gebaren. Vergeet uw persoonlijke ruimte niet. Zakelijke etiquette accepteert geen tactiel contact tussen communicatiedeelnemers. Kussen en aanraken is niet toegestaan. Het enige dat kan plaatsvinden is een handdruk. Het is ook de moeite waard om verschillende gebaren en gezichtsuitdrukkingen te minimaliseren, omdat ze gemakkelijk toespelingen of onzekerheid kunnen identificeren. De rug moet recht worden gehouden, de blik moet stevig zijn en de bewegingen moeten duidelijk zijn.

• Regels voor iedereen. Zakelijke etiquette is voor iedereen hetzelfde, zowel mannen als vrouwen. Een zakenvrouw kan haar gesprekspartner ook de hand schudden. Tegelijkertijd kan ze niet flirten, ondubbelzinnige blikken werpen of doen alsof.De kenmerken van het karakter van een deelnemer aan een zakelijke relatie mogen niet openbaar worden gemaakt. Striktheid en terughoudendheid zijn de basisregels die in een werkomgeving moeten worden gevolgd.
• Naleving van de hiërarchie... In zakelijke communicatie komt niet het geslacht naar voren, maar het principe van hiërarchie. Dat wil zeggen, de status van een werknemer wordt bepaald door zijn plaats op de carrièreladder. Naleving van ondergeschiktheid is een van de belangrijkste regels in zakelijke relaties.
• Relaties binnen het team... Het behalen van de doelstellingen van het bedrijf is onmogelijk zonder een effectief team. Een goed team is gebouwd op de juiste interactie tussen zijn leden (gelijke relatie, de afwezigheid van "favorieten" en "slachtoffers", de ontoelaatbaarheid van persoonlijke relaties).

• Vertrouwelijkheid... Medewerkers moeten vertrouwelijke informatie kunnen bewaren, officiële geheimen, niet verspreiden over de gang van zaken in het bedrijf, toezicht houden op de bescherming van persoonsgegevens.
• Zakelijke toon in letters... In correspondentie die namens het bedrijf wordt verzonden, of als reactie op een document, moet u zich houden aan de regels voor zakelijke correspondentie.

In een traditionele samenleving in relatie tot de waarden en normen van de zakelijke etiquette in de organisatie er zijn verschillende soorten menselijk gedrag:

• "Gedisciplineerd" - een medewerker die toegewijd is aan de organisatie en die de daarin aanvaarde gedragsnormen volledig aanvaardt en zich zodanig gedraagt ​​dat er geen belangenverstrengeling (van hemzelf en van het bedrijf) ontstaat.
• "Aanpassen" - een werknemer die zich gedraagt ​​in overeenstemming met de algemeen aanvaarde normen in het bedrijf, maar de waarden ervan niet aanvaardt. Ondanks dat zo'n medewerker zich aan de regels houdt, is hij niet loyaal en loyaal aan het bedrijf te noemen. In voor hem extreme omstandigheden kan hij best een daad begaan die indruist tegen de waarden van het bedrijf.
• "Origineel" - een type werknemer dat de waarden van het bedrijf deelt, maar de daarin vastgestelde gedragsnormen zijn voor hem onaanvaardbaar. In dit verband kan zo'n persoon conflicten hebben met het management en collega's. De succesvolle aanpassing van een dergelijke werknemer is alleen mogelijk als het bedrijf hem bij wijze van uitzondering toestaat de algemene normen niet te volgen.
• "Rebel" - een medewerker voor wie zowel waarden als de in de organisatie vastgestelde regels vreemd zijn. Ondanks waarschuwingen doorbreekt hij barrières en is hij voortdurend in conflict met anderen op alle niveaus van de hiërarchie. De noodzaak om zich aan bepaalde patronen te houden wordt door hem negatief ervaren. De reden hiervoor kan een terughoudendheid zijn om het belang van bedrijfsnormen en -waarden te begrijpen, en het ontbreken van de nodige vaardigheden hiervoor.

De eigenaardigheden van communicatie, die worden bepaald door professionele taken of zakelijke noodzaak, hangen af ​​van het niveau waarop of tussen welke niveaus van de managementhiërarchie het voorkomt. Laten we elk type interactie afzonderlijk bekijken.

De belangrijkste inhoud van ethische regels in de communicatie tussen een ondergeschikte en een leider wordt teruggebracht tot: enkele hoogtepunten:

• De ondergeschikte moet door zijn gedrag bijdragen aan het in stand houden van een comfortabele psychologische sfeer in het team en zijn baas daarbij helpen.
• Een poging van een ondergeschikte om de baas te leiden, zal worden beschouwd als een manifestatie van niet-naleving van het hiërarchische principe en gebrek aan respect. De ondergeschikte heeft het recht zijn mening te uiten aan de manager, maar in de juiste vorm en rekening houdend met zijn positie.
• Een categorische toon in de communicatie met het management is niet toegestaan.
• Contact opnemen met een leidinggevende wordt als onaanvaardbaar beschouwd.

Kenmerken van de categorie verticale relaties van boven naar beneden worden bepaald door de regel: je moet relaties met ondergeschikten opbouwen zoals je zou willen dat de relatie met de leider eruitziet.

De leider moet:

• streven naar het creëren van een samenhangend team, strevend naar het bereiken van gemeenschappelijke doelen;
• ontdek de redenen voor de moeilijkheden die zich voordoen in het proces van professionele activiteit;
• de aandacht van ondergeschikten te vestigen op de bevelen van het management die niet door hen zijn uitgevoerd;
• om de verdiensten van hun ondergeschikten te waarderen;
• vertrouw uw ondergeschikten;
• geef je fouten toe;
• behandel alle medewerkers gelijk.

De beheerder kan niet:

• de persoonlijkheid van de werknemer bekritiseren;
• opmerkingen maken in het bijzijn van andere ondergeschikten;
• laat medewerkers zien dat de manager de situatie niet onder controle heeft.

De essentie van de etiquetteregels met betrekking tot de richting van de relatie horizontaal ligt in het naleven van het principe van empathie, dat wil zeggen, jezelf presenteren in de rol van je collega.

Enkele voorbeelden van etiquette op het niveau van werknemer-werknemer zijn:

• noem collega's bij naam, want de weg naar het opbouwen van vriendschappen ligt in de naam van de persoon;
• lach en wees vriendelijk tegen collega's;
• probeer naar collega's te luisteren, niet alleen naar jezelf;
• behandel elke werknemer als een persoon;
• behandel collega's zo onpartijdig mogelijk;
• probeer verantwoordelijkheden te delen bij het uitvoeren van gemeenschappelijke taken;
• geen onrealistische beloften doen.

In de volgende video leer je nog meer over de belangrijkste zakelijke communicatieve vaardigheden.