Stadia van zakelijke communicatie

Communicatieve vaardigheden zijn een van de belangrijkste voorwaarden voor succesvolle communicatie tussen mensen, uitwisseling van informatie en het bereiken van het gewenste resultaat. Zakelijke etiquette is in gebruik gekomen sinds de komst van marktrelaties. Veel culturen geven het een aparte niche in relaties tussen mensen, waardoor ze tot de rang van ceremonies worden verheven. En dat werpt zijn vruchten af, want zakelijke etiquette helpt bij het leggen van contact met een partner, en het succes van een onderneming hangt voor een groot deel af van het gedrag van mensen tijdens een zakelijke bijeenkomst.

In tegenstelling tot gewone alledaagse communicatie, heeft zakelijke communicatie haar eigen duidelijke principes en is gericht op het bereiken van een bepaald doel door middel van overeenstemming en het nakomen van verplichtingen. De zakelijke omgeving stelt u in staat nieuwe nuttige contacten te leggen, waarvan het succes van de ondernomen onderneming afhangt. Maar niet altijd kunnen toekomstige partners met elkaar meevoelen en raakvlakken vinden.

Zakelijk contact gaat over winst maken. Als alle andere dingen gelijk zijn, is de winnaar degene die de kennis en regels van de zakelijke etiquette heeft. Het is gemakkelijk om het voorbeeld te volgen van de interactie van twee zakenlieden, van wie de ene de gesprekspartner gemakkelijk en natuurlijk leidt tot de conclusies die hij nodig heeft, en de tweede heeft geen zakelijke communicatieve vaardigheden of oratorium en wordt gedwongen om winstgevende zakelijke kansen keer op keer te missen opnieuw.

Zakelijke communicatie is dus een systeem van vaardigheden dat een hele reeks communicatieve gedragingen omvat:

• communicatiecultuur (aangenomen in een bepaald land);
• oratorium;
• bedrijfsethiek (regels en voorschriften);
• psychologie van relaties;
• de logica van het construeren van spraak (mondeling en schriftelijk);
• afbeelding;
• timbre van stem en intonatie.

In de moderne wereld wordt zakelijke communicatie in verschillende vormen tegelijk gepresenteerd:

• Zakelijk gesprek Is een mondelinge of virtuele communicatie tussen collega's of partners, gericht op het bespreken van zakelijke problemen. Meestal vindt een gesprek plaats tussen deelnemers in hetzelfde bedrijfsgebied, die de details van deze dialoog begrijpen, en in staat zijn een gesprek te voeren over een beperkt professioneel onderwerp.
• Zakelijke bijeenkomst - een helder gerichte discussie, met als taken het oplossen van actuele organisatieproblemen, het analyseren van de voor de deelnemers beschikbare informatie, het uitbouwen van een gedragslijn, het nemen en afwegen van besluiten.

• Zakelijke correspondentie - dit is officiële communicatie via een zakelijke brief, met uitzondering van elke uiting van bekendheid of jargon. Een zakelijke brief is een document dat een ambtsbericht bevat en is opgesteld volgens alle normen van zakelijke correspondentie. In de regel wordt zowel in papieren als elektronische vorm het zakelijke briefformulier voorzien van een logo, adresgegevens van het bedrijf of de instelling. Ook volgen zakelijke brieven een bepaalde opmaak op de pagina.
• Spreken in het openbaar - interactie tussen de spreker en het publiek. Dit soort zakelijke communicatie is een uitdaging en vereist spreekvaardigheid in het openbaar. De spreker moet zo bekwaam mogelijk zijn in de vraag die wordt gesteld en over de vaardigheden van oratorische spraak beschikken om het publiek te interesseren en te overtuigen. Door het type presentatie van het materiaal kan een openbare toespraak informatief (verslag), bemoedigend (agitatie), overtuigend (plechtige toespraak) zijn.

Inzicht in de bijzonderheden en het belang van zakelijke communicatie leidt tot de conclusie dat het kan en moet worden geleerd.

Naleving van de regels van de zakelijke etiquette is noodzakelijk voor het succesvol opbouwen van zakelijke relaties tussen zakenpartners, collega's, diplomaten uit verschillende landen. Bedrijfscultuur en gedrag kunnen opvallend van elkaar verschillen, maar er zijn algemeen aanvaarde gedragsnormen waaraan elke zichzelf respecterende persoon moet voldoen, ongeacht of hij tot een bepaalde samenleving behoort.

• stiptheid. In de zakelijke omgeving is het gezegde "Tijd is geld" relevant, daarom is te laat komen op vergaderingen en de gesprekspartner laten wachten het toppunt van onethisch gedrag.
• Verplichting. Het nakomen van de aangegane verplichtingen is de basis van een goede reputatie, zonder welke een succesvolle interactie in de zakelijke omgeving onmogelijk is.
• Vertrouwelijkheid. Het geheim kunnen houden van vertrouwelijke gegevens, het bewaren van bedrijfsgeheimen is een van de voorwaarden voor wederzijds vertrouwen en volledige samenwerking.
• Respectvolle houding... Respect voor de gesprekspartner, het vermogen om te luisteren, doordrenkt te zijn met wat er gezegd wordt, biedt ruime mogelijkheden om contact te leggen. Deze vaardigheid is ook handig bij interactie met werknemers en ondergeschikten.

• Zelfvertrouwen. Wat betreft de perceptie van zichzelf in het communicatieproces, moet men een "gulden middenweg" kunnen vinden. Reageer rustig op kritiek of advies, maar ook niet om gemanipuleerd te worden, om drukpogingen waardig te kunnen onderdrukken, om het gesprek weer op de goede weg te krijgen.
• oratorium. Mogelijkheid om uw gedachten duidelijk te verwoorden, de betekenis van spraak aan de gesprekspartner over te brengen, zonder zinnen te verstoppen met ongepaste woorden en zonder de gedachte af te leiden van het onderwerp van het gesprek. Dit vermogen wordt niet iedereen van nature gegeven, daarom is het noodzakelijk om tijdens uw training tijd te besteden aan de kunst van het spreken in het openbaar.
• Geletterdheid. Spraakverstaanbaarheid hangt in grote mate af van iemands geletterdheid, en het vermogen om foutloos te schrijven is een must in een zakelijke omgeving.
• Verschijning. In de moderne wereld is er al een gevestigde dresscode (kledingcode), die uitgaat van een bepaalde vorm van kleding voor het bezoeken van een werkplek, evenementen, organisaties of instellingen. Meestal zijn dit zakelijke pakken voor dames en heren, een standaard set sieraden en accessoires. Bij het eerste bezoek aan een onbekende organisatie of evenement dient u zich vooraf te informeren over de geaccepteerde dresscode.

In de structuur van zakelijke communicatie kunnen vier fasen worden onderscheiden, waarvan de volgorde u in staat stelt om het maximale effect in onderhandelingen te bereiken.

Hierbij is de eerste indruk van primair belang. Bij de voorbereiding van een ontmoeting met een gesprekspartner is het handig om vooraf met informatie te werken: de interessekring van de gesprekspartner, de omgeving en eigenaardigheden van zijn cultuur, regels en tradities die belangrijk zijn voor de gesprekspartner. Hierdoor voel je je zelfverzekerder en heb je meer respect voor de persoonlijkheidskenmerken van je partner.

Correct geconstrueerde eerste zinnen zijn de sleutel tot het succes van verdere communicatie. Je moet beginnen met het vestigen van de aandacht en instelling van de tegenstander op jezelf. Dit zal de gebruikelijke menselijke vriendelijkheid, hoffelijkheid, de manifestatie van beleefde interesse in de persoon van de gesprekspartner, de uitspraak van zijn naam helpen.

Bij het bespreken van taken is het noodzakelijk om met de gesprekspartner op dezelfde "golf" af te stemmen. Dit resultaat kan worden bereikt door zorgvuldig de emotionele toestand van de partner of de algemene emotionele sfeer binnen de groep te observeren als het gaat om onderhandelingen met het publiek.

Als u de drie belangrijkste waarnemingskanalen kent, kunt u zich beter afstemmen op de gesprekspartner: zien, horen en kinesthetiek (dit omvat aanraking, geur, lichaamshouding, gebaren en gezichtsuitdrukkingen).

Directe concentratie op het onderwerp van de vergadering, bespreking van problemen en taken. Het doel van deze fase is om tot een overeenkomst te komen die voor beide partijen het meest bevredigend is.

In de derde fase worden verschillende fasen gebruikt, waarvan de essentie van het contact bestaat:

• het identificeren van de motieven en doelen van de gesprekspartner;
• aandacht vasthouden: het is belangrijk om de rode draad van het gesprek te zien, zonder af te wijken of van onderwerp naar onderwerp te springen;
• argumentatie en overtuiging: gebruikt bij meningsverschillen;
• het resultaat bepalen is een kritiek moment in een gesprek wanneer het nodig is om de communicatie over een bepaald onderwerp te voltooien, ongeacht de resultaten, dit innerlijke gevoel komt met ervaring en hangt af van observatie, het vermogen om de kleinste veranderingen in de emotionele achtergrond duidelijk vast te leggen van de gesprekspartner.

De algemene indruk van de vergadering wordt gevormd in de laatste fase van zakelijke communicatie en wordt het meest levendig vastgelegd in het geheugen. Het goed kunnen beëindigen van een gesprek kan daarom een ​​bepalende factor zijn in verdere samenwerking.

Zie de volgende video om op een mooie manier te communiceren.