Officemanager: wie is hij en wat doet hij?

In het moderne bedrijfsleven kan geen enkel bedrijf met een kantoor zonder het werk van een officemanager. Deze functie omvat het beheren en beheren van de kantoorworkflow van een organisatie.

In wezen is een officemanager: die informatieve en leidende schakel waar alle werkmomenten van het bedrijf samenkomen en worden opgelost. Hij communiceert tussen het hoofd en ondergeschikten, informeert de gewone werknemers over de door het hoofd ondertekende documenten, communiceert met de klanten van het bedrijf, controleert de correspondentie, bewaakt de prestaties van het bedrijf en stelt het kantoor een kantoor ter beschikking, voert directe instructies uit van de directeur en zijn plaatsvervangers .

Officemanager is een medewerker die het hele kantoor voorziet van een volwaardige workflow. De beschrijving van het beroep zal u helpen de essentie van het werk beter te begrijpen.

Volgens de classificatie van arbeidersberoepen en functies van werknemers, verschilt het beroep van officemanager en zijn taken aanzienlijk van het beroep van secretaresse. Een officemanager is in de eerste plaats een organisator van de kantoorruimte van het bedrijf, een manager en een beheerder in één persoon. Het beroep van secretaris houdt in dat hij ondergeschikt is aan een bepaalde persoon (directeur, adjunct-directeuren, topmanagers) en dat hij alleen zijn zaken regelt.

De officemanager regelt al het huidige werk van het kantoor, voornamelijk papierwerk. Monitort ononderbroken werk van kantoorapparatuur, biedt medewerkers van het bedrijf briefpapier, brengt op tijd onder de aandacht van werknemers bestellingen, bestellingen en aankondigingen op kantoor, uitgegeven door het hoofd, accepteert inkomende telefoontjeshoudt zo nodig een agenda bij van vergaderingen en reizen van de directeur. In dit geval wordt de vacature “officemanager met secretariële functies” genoemd.

Aangezien het werk van een officemanager organisatorische, informatieve en administratieve handelingen omvat, omvatten zijn functieverantwoordelijkheden bepaalde functionele taken. Dit is precies de essentie van het dienstverband en de essentie van de officemanager, die moet:

• kantoorwerk voorbereiden op een nieuwe werkdag: controleer de werking van telefoons, computers en kantoorapparatuur, de beschikbaarheid van verbruiksartikelen (papier, bijgevulde printercartridges);
• controle, schoonhouden van kantoorruimten, naleving van sanitaire normen (volledige verlichting, ventilatie, temperatuuromstandigheden in het pand), controleer de werking van split-systemen;
• tijdig briefpapier aanschaffen en hen op tijd van kantoorpersoneel te voorzien;
• drinkwater bestellen, wasmiddelen, toiletpapier, servetten;
• controle over de huidige documentstroom: het voorbereiden van de nodige documenten, rapportages, werkmaterialen die nodig zijn voor het volwaardige werk van het kantoor, het oplossen van andere werkmomenten en taken;
• dagelijks toezicht houden op het werk van de chauffeur en koerier;
• volgens de instructies van het hoofd, de officemanager is verantwoordelijk voor de taakverdeling onder de medewerkers, stelt taken voor hen op, brengt de nodige werkinformatie onder hun aandacht, bepaalt het niveau van hun verantwoordelijkheid, analyseert de effectiviteit van het resultaat;
• bereken en schat maandelijkse financiële kosten voor het onderhoud van het kantoor, toezien op de uitvoering ervan;
• een urenstaat bijhouden, het aantal gewerkte dagen en uren door elke werknemer binnen een kalendermaand, tijdig de urenstaat overmaken aan de boekhoudafdeling voor salarisadministratie;
• toezien op de naleving van arbeidsdiscipline: over te laat komen, voortijdig werk verlaten, ziekteverzuim van werknemers, de bedrijfsleiding op de hoogte stellen, overtredingen en niet-naleving van de dresscode registreren;
• vergaderingen organiseren, registreren en bezoekers helpen bij het oplossen van hun vragen.

De belangrijkste competenties van een officemanager omvatten de voorbereiding en het voeren van onderhandelingen, vergaderingen, vergaderingen:

• hij moet de voorbereiding van alle benodigde materialen uitvoeren, zorg dragen voor de aanwezigheid van alle geïnteresseerden bij de evenementen, het bijhouden van de notulen van de vergadering;
• correspondentie voeren met klanten en partners van het kantoor, materiaal versturen;
• werken met inkomende en uitgaande kantoorcorrespondentie, registreer het, doe aan verzending;
• hulp en bijstand bieden aan werknemers bij het oplossen van conflicten en discutabele situaties;
• kantoorwerk coördineren controleer aan het einde van de werkdag kantoorapparatuur, verlichting, split-systemen, airconditioners op hun ontkoppeling van het elektriciteitsnet;
• in sommige gevallen is de officemanager verantwoordelijk voor het vinden en aannemen van nieuwe medewerkers (plaatst informatie over de benodigde vacatures op speciale sites, bladert cv door, selecteert sollicitanten vooraf, voert sollicitatiegesprek);
• informeert potentiële klanten schriftelijk of telefonisch over de kosten van goederen en diensten volgens de prijslijst;
• adviseert over de locatie van bedrijfsafdelingen, hun functies;
• onderhoudt een klantenbestand ondernemingen;
• voert de taken uit voor het onderhouden van de site, advertenties plaatsen over goederen en diensten, souvenirs bestellen, drukken, voorlichtingsmateriaal verspreiden.

Om officemanager te worden, moet een kandidaat beschikken over de belangrijkste vaardigheden die nodig zijn om het werk te doen, evenals over bepaalde persoonlijke en professionele kwaliteiten.

Persoonlijke kwaliteiten van een persoon zijn de biologische en sociale componenten waaruit zijn persoonlijkheid bestaat. biologische componenten een persoon ontvangt van de natuur, zijn ouders en voorouders in de vorm van een bepaalde set genen. sociale component - dit is de sociale omgeving waarin een persoon is opgegroeid en opgevoed.

Beide componenten vormen karakter en persoonlijkheid, waardoor het individu bepaalde kwaliteiten krijgt, zowel goede als negatieve. Door alle persoonlijkheidskenmerken van een persoon bij elkaar te brengen, krijg je een objectief, betrouwbaar psychologisch portret.

De positieve persoonlijkheidskenmerken omvatten karaktereigenschappen als:

• eerlijkheid;
• doorzettingsvermogen in het bereiken van het gestelde doel;
• oplettendheid;
• zelf discipline;
• verantwoordelijkheid en organisatie;
• hard werken, doorzettingsvermogen;
• innerlijke adel;
• objectiviteit;
• gezelligheid, beleefdheid, vriendelijke houding ten opzichte van mensen;
• kalmte, toewijding, aandacht, stiptheid;
• conflictvrij, in staat om geschillen tussen medewerkers op te lossen, optimisme en positiviteit in alles;
• snelheid, scherpzinnigheid, behulpzaamheid;
• activiteit, ambitie.

Achter elk van deze persoonlijkheidskenmerken schuilt de psychologische en emotionele opvoeding van een persoon, zijn erfelijkheid, de sociale omgeving waarin hij opgroeide.

De negatieve persoonlijkheidskenmerken zijn onder meer:

• gebrek aan montage, onoplettendheid;
• depressieve kijk op het leven, gebrek aan optimisme;
• onvermogen om gedachten op tijd te verzamelen en consequent toegewezen taken op te lossen;
• agressief karakter;
• neiging tot roddelen en intrigeren.

De zakelijke kwaliteiten van een persoon zijn zijn vermogen om bepaalde arbeidstaken en -functies uit te voeren.

Aan de hand van zakelijke kwaliteiten kan men beoordelen hoe efficiënt de sollicitant zijn werkproces zal kunnen organiseren, hoe goed hij zijn taken zal uitvoeren. Om een ​​kantoor met succes te leiden, moet een sollicitant, naast kennis en vaardigheden, over bepaalde zakelijke kwaliteiten beschikken, waaronder:

• opleiding, vaardigheidsniveau;
• werkervaring;
• snel leren, aanpassing in nieuwe omstandigheden;
• veeleisendheid jegens zichzelf en anderen;
• het vermogen om in een multitasking-omgeving te werken en tegelijkertijd meerdere problemen tegelijk op te lossen;
• analytisch denken, flexibel en out-of-the-box kunnen denken, juiste conclusies trekken, generaliseren;
• zakelijk inzicht;
• leiderschapskwaliteiten;
• bereidheid om over te werken;
• oratorische vaardigheden, diplomatie en overtuigingskracht;
• zakelijke communicatieve vaardigheden.

De professionele kwaliteiten van een persoon zijn een combinatie van persoonlijke en zakelijke kwaliteiten, plus al die vaardigheden die hij tijdens zijn loopbaan heeft verworven. In zijn professionele activiteit moet een officemanager:

• bepaalde kennis hebben, vaardigheden en capaciteiten in het veld kantoor management;
• professioneel je kennis en vaardigheden in de praktijk toepassen;
• kunnen werken met documenten, ken de principes van het organiseren van documentcirculatie, de regels voor het creëren van een archief;
• wees een zelfverzekerde computergebruiker en andere kantoorapparatuur;
• het workflowproces grondig kennen, werken met inkomende en uitgaande post, de regels kennen voor het registreren ervan, onmiddellijk de resoluties van het hoofd naar de structurele afdelingen brengen, de deadlines bewaken voor de uitvoering van documenten die door de werknemers van het bedrijf zijn ondertekend, uitgaande correspondentie per post of koerier verzenden;
• beschikken over administratieve managementvaardigheden;
• snel kunnen typen, de principes en regels kennen voor het opstellen van bepaalde documenten (orders, orders, instructies, decreten);
• nuttige kennis snel van de hand doen (contacten hulpdiensten, elektricien, sanitair, lunchbezorgservice);
• vreemde talen kennen (niet altijd), hoewel in sommige bedrijven kennis van een bepaalde vreemde taal de belangrijkste voorwaarde is voor de kandidaat, en in dit geval moet de officemanager vloeiend een vreemde taal spreken, lezen en schrijven;
• goed kunnen spreken en schrijven, je gedachten uitdrukken in goede literaire taal;
• eigen zakelijke etiquette vaardigheden.

Geen enkele hogeronderwijsinstelling doceert het vak van officemanager. U kunt een opleiding volgen en een diploma of een certificaat van beroepsopleiding ontvangen in budgettaire of particuliere opleidingscentra, hogescholen.

In grote bedrijven willen ze in de regel alleen een specialist in deze functie met een hogere opleiding, kleine ondernemingen kunnen voor deze functie een medewerker inhuren met een middelbare of gespecialiseerde middelbare opleiding.

Het belangrijkste waar elke werkgever op let is: werkervaring in deze functie, niveau van computervaardigheden, kennis van kantoorapparatuur en het kunnen werken daaraan, kennis van de basis van kantoorwerk en archivering, Kennis van vreemde talen.

Om correct een cv te schrijven en de felbegeerde positie te krijgen, heb je nodig: in detail, maar vermeld eerlijk alle informatie over uzelf: persoonlijke, professionele, zakelijke kwaliteiten, werkervaring in een soortgelijke functie, opleidingsniveau.

De hoogte van het verwachte loon maakt het voor de werkgever duidelijk wat hij te bieden heeft en waar de kandidaat op solliciteert.

Geef geen valse informatie over werkervaring, opleiding - dit alles kan eenvoudig worden gecontroleerd, in dit geval komt de vacature voor de sollicitant niet meer beschikbaar, hij wordt eenvoudigweg geweigerd.

Het hebben van een foto is een positief moment voor een kandidaat, de werkgever moet weten wiens cv wordt overwogen. De officemanager is het gezicht van het bedrijf en de werkgever is niet onverschillig wie het zal vertegenwoordigen.

Vermeld zeker het opleidingsniveau, vaak de werkgever voor deze functie neemt een specialist met een hogere economische, juridische, psychologische of filologische opleiding.

Dergelijke informatie is nuttig voor de werkgever.

Houd je bij het schrijven van een cv aan de structuur:

• persoonlijke informatie - naam, leeftijd, contacten;
• persoonlijk - het gedeelte wordt als optioneel beschouwd, maar het is beter om het in te vullen;
• basisvaardigheden en vaardigheden - geef aan welke kantoorprogramma's u bezit, vermeld alle opfriscursussen, seminars, trainingen, andere aanvullende trainingen die u hebt gevolgd;
• werkervaring - maak een lijst van al uw praktijken, stages, voltooide projecten, vrijwilligersprogramma's, in chronologische volgorde, geef de bedrijven aan waar u eerder hebt gewerkt, opleidingen en trainingen (weerspiegeling van alle educatieve programma's en richtingen waaraan u bent afgestudeerd);
• aanbevelingen - vermeld in dit gedeelte de namen en contacten van personen die u kunnen aanbevelen bij een nieuwe werkgever en die positieve feedback over u kunnen geven.

Als een werkzoekende zonder werkervaring solliciteert naar de functie van officemanager, dan is het beter dit onderdeel helemaal niet op te nemen in het cv. Het is niet nodig om de werkgever het gebrek aan kennis en vaardigheden te tonen. In dit geval is het beter om uw persoonlijke en zakelijke kwaliteiten te beschrijven, wat voor soort opleiding u basis- en aanvullend heeft (seminars, trainingen).

Als werkervaring kun je aangeven industriële praktijk, pre-diploma stage, vaardigheden in het organiseren van specifieke evenementen, deelname aan olympiades, conferenties, wedstrijden en allerlei soorten tests. Als je prestaties en successen hebt die rechtstreeks verband houden met toekomstig werk, vermeld deze informatie dan in je cv.